Você já deve ter ouvido falar em Nota de Crédito e Nota de Débito — dois tipos novos de nota fiscal que surgiram com a Reforma Tributária. Se sua empresa recebe pagamento antes de entregar a mercadoria, já teve perda de estoque, ou já passou por uma devolução por recusa, esses dois documentos vão passar a fazer parte da sua rotina.
Neste post você entende, de um jeito simples, por que essas notas foram criadas, quando usar cada uma e como emitir no Easy.
O que são a Nota de Débito e a Nota de Crédito
Pense assim: às vezes, depois que uma nota já foi emitida, alguma coisa muda — o cliente recusa a entrega, um produto se perde no estoque, o cliente paga antes de receber. Antigamente, esses casos eram resolvidos "por fora", com uma anotação no financeiro ou um combinado entre as partes. Agora, cada um desses casos precisa virar uma nova nota fiscal, formalizando o ajuste.
- Nota de Débito: usada quando o ajuste faz a empresa dever mais imposto. É o caso, por exemplo, de uma perda de estoque ou de um pagamento recebido antes da entrega.
- Nota de Crédito: usada quando o ajuste faz a empresa dever menos imposto — como numa devolução por recusa ou numa redução de valor depois que a nota original já não pode mais ser cancelada.
Ou seja: a Nota de Débito registra que algo aumentou o imposto devido, e a Nota de Crédito registra que algo reduziu esse valor.
Por que essas notas existem
Isso não é burocracia por burocracia — tem um motivo prático por trás.
Hoje, o cálculo de impostos como ICMS acontece de forma mais manual: a empresa apura tudo no fim do mês, com base nos seus próprios livros fiscais. Com a Reforma Tributária, o fisco passa a calcular boa parte do imposto automaticamente, olhando direto para as notas fiscais emitidas. E, para isso funcionar, tudo que muda o valor do imposto — uma perda, uma devolução, um pagamento antecipado — precisa estar registrado em uma nota, e não só em uma anotação interna.
Foi para isso que surgiu o Ajuste SINIEF nº 49/2025, publicado em dezembro de 2025, que criou oficialmente esses dois tipos de nota dentro da Reforma Tributária.
Prazos — atenção aqui
Existem dois prazos diferentes, e vale entender os dois:
- Para os efeitos ligados ao ICMS, o prazo era maio de 2026, mas foi adiado para 3 de agosto de 2026.
- Já para o IBS e a CBS, essa exigência já está valendo desde janeiro de 2026 — esse prazo não foi adiado.
- Empresas do Simples Nacional e MEI só entram nessa exigência em 2027.
Ou seja: se sua empresa já emite notas com IBS e CBS destacados, a obrigatoriedade já vale hoje. Para o restante, o prazo final é 3 de agosto de 2026 — e esse mês já está batendo na porta.
Quando usar cada motivo
O Ajuste SINIEF 49/2025 define quatro situações principais. Em todas elas, a nota deve referenciar a NF-e original (quando existir) e trazer uma justificativa clara — não é permitido emitir uma nota de ajuste genérica sem um motivo técnico definido.
1. Pagamento antecipado (venda para entrega futura)
Quando o cliente paga antes de receber a mercadoria, a empresa emite uma Nota de Débito (Finalidade 6, tipo 06), sem destaque de ICMS, usando o CFOP 5.922 ou 6.922. No momento em que a mercadoria realmente sai, é emitida a NF-e de venda normal, com destaque de ICMS, referenciando essa nota de débito inicial.
2. Baixa de estoque por perda, extravio, deterioração, furto ou roubo
A empresa emite uma Nota de Débito (Finalidade 6, tipo 07) para si mesma, com CFOP 5.927, sem destaque de ICMS. É preciso estornar o crédito de ICMS relativo às mercadorias baixadas e justificar o motivo da perda no campo de informações adicionais da nota.
3. Redução de valores ou quantidades (quando não é mais possível cancelar a nota original)
Quando o prazo de cancelamento da NF-e já passou, mas é necessário reduzir valor ou quantidade — por erro no destaque do imposto ou entrega parcial, por exemplo — a empresa emite uma Nota de Crédito (Finalidade 5, tipo 04), com CFOP inverso ao da operação original, referenciando a nota original e contendo apenas os valores ou quantidades a deduzir, não o total da operação.
4. Retorno por recusa ou não localização do destinatário
Aqui o processo muda conforme o caso:
- Recusa total ou não localização do destinatário: o remetente emite uma Nota de Crédito (Finalidade 5, tipo 03), com destaque de ICMS quando aplicável, referenciando a nota original.
- Recusa parcial, destinatário não contribuinte: o remetente emite a Nota de Crédito.
- Recusa parcial, destinatário contribuinte: o próprio destinatário emite uma Nota de Débito (Finalidade 6, tipo 09).
- Em todos os casos de recusa, são obrigatórios os eventos eletrônicos: "Operação não realizada" (ou "Desconhecimento da operação"), registrado pelo destinatário, e "Insucesso na entrega", registrado pelo transportador.
Como emitir uma nota de débito ou crédito no Easy
No Easy, esses novos cenários aparecem diretamente no cadastro da nota:
- Ao emitir a nota, escolha a Finalidade correspondente: Nota de Débito ou Nota de Crédito.
- Selecione o motivo específico (pagamento antecipado, baixa de estoque, redução de valores, retorno por recusa etc.) — o Easy já separa esses motivos conforme a finalidade escolhida.
- Quando a operação exigir, referencie a nota original — o sistema usa essa referência para vincular o ajuste ao documento fiscal correto.
- Preencha a justificativa nas informações adicionais quando o motivo exigir (como nos casos de baixa de estoque).
- Confira o CFOP e o destaque de ICMS de acordo com o cenário.
Dicas
- Não deixe para a última semana antes de 3 de agosto. Mesmo que sua empresa ainda não tenha passado por nenhuma dessas situações, vale testar a emissão com antecedência para não ser pego de surpresa numa perda de estoque ou devolução real.
- Consulte seu contador para casos específicos. A classificação correta do motivo e do CFOP depende do contexto da operação — o Easy oferece os campos, mas a decisão de qual motivo usar é uma análise fiscal.
- Fique de olho nos eventos eletrônicos. Nos casos de recusa, a nota sozinha não é suficiente — os eventos de "Operação não realizada" e "Insucesso na entrega" também precisam ser registrados.
Conclusão
As notas de débito e crédito deixam de ser um simples lançamento interno e passam a fazer parte oficial do processo fiscal. Entender os quatro motivos e configurar o Easy corretamente evita rejeições na hora de emitir e mantém sua empresa em conformidade à medida que os prazos da Reforma Tributária se aproximam. Se tiver dúvidas, nossa equipe de suporte está à disposição para ajudar.
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